Die digitale Personalakte, deren KI im Haus bleibt

Warum scheitern viele HR-Digitalisierungen an der Personalakte?

Die Personalakte enthält die sensibelsten Daten eines Unternehmens: Gehälter, Krankmeldungen, Abmahnungen. Wer sie digitalisiert, muss drei Fragen gleichzeitig beantworten: Wo liegen die Daten? Wer darf was sehen? Und wie weisen wir das einer Prüfung nach?

Cloud-Suiten lösen viel, aber nicht jede dieser Fragen für jedes Unternehmen. Typische Stolpersteine:

• Der Betriebsrat stimmt einer Cloud-Lösung nicht zu – die Einführung ist mitbestimmungspflichtig.
• KI-Funktionen von Cloud-Suiten verarbeiten Personaldaten häufig in fremden Rechenzentren.
• Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO brauchen einen nachweisbar höheren Schutz.
• Die Pflicht zur Entgelttransparenz verlangt eine saubere Datenbasis.

Die Digitale AI Personalakte ist für Unternehmen gebaut, bei denen genau diese Punkte im Anforderungsprofil stehen.

Was ist eine digitale Personalakte?

Eine digitale Personalakte ist die elektronische Form der Personalakte: Sie bündelt alle Unterlagen zu einem Beschäftigten – Vertrag, Entgelt, Bescheinigungen, Zeugnisse – in einem strukturierten Aktenplan. Zugriffe werden über Rollen gesteuert, Änderungen versioniert und protokolliert, Aufbewahrungsfristen je Rubrik hinterlegt.

Gegenüber der Papierakte entfallen Suchzeiten, Schrankraum und unkontrollierte Kopien. Entscheidend ist, wer welches Dokument sehen darf und ob sich das nachweisen lässt.

Die Digitale AI Personalakte von NOBA Experts ergänzt das um zwei Dinge: einen KI-Assistenten, der Berechtigungen pro Dokument prüft, und einen Betrieb vollständig auf Ihrer eigenen Infrastruktur.

Was kann die Digitale AI Personalakte?

Die Software verbindet sichere Aktenführung, eingebaute Compliance und lokale KI in einer Oberfläche. Jede Rolle sieht nur die Module und Dokumente, für die sie berechtigt ist. Die wichtigsten Funktionen im Überblick:

Wie beantwortet die KI Fragen, ohne Rechte zu verletzen?

Der KI-Assistent sucht nur in Dokumenten, die Ihre Rolle sehen darf. Jeder Treffer wird vor der Antwort noch einmal live gegen die Datenbank geprüft. Die Antwort entsteht ausschließlich aus diesem freigegebenen Ausschnitt und nennt ihre Quellen.

Ihr Nutzen:

• Fragen wie „Welche Bescheinigungen fehlen in der Akte von Frau Muster?“ in Sekunden statt Aktenblättern.
• Dieselbe Frage liefert der Führungskraft eine andere Antwort als HR – weil sie weniger sehen darf.
• Unter jeder Antwort stehen Modell und Anfrage-ID; jede Anfrage landet im Audit-Protokoll.
• Ein Index mit rund 75 kuratierten Schlüsselnormen des HR-Rechts – darunter DSGVO, BDSG, BetrVG, AGG, EntgTranspG, AI Act und GoBD. Rechtliche Aussagen nennen Paragraph und Fundstelle.

Der Assistent ersetzt keine Rechtsberatung; er zeigt, wo etwas steht.

Wie bleibt die Akte nachweisbar unverändert?

Jedes Dokument liegt in einem strukturierten Aktenplan mit 16 Registern und drei Schutzstufen. Neue Versionen ersetzen alte nicht, sondern ergänzen sie. Jede Version trägt einen SHA-256-Prüfwert, sodass nachträgliche Veränderungen erkennbar sind.

Ihr Nutzen:

• Vollständige Versionshistorie je Dokument – nichts wird überschrieben.
• Löschen nur nach dem Vier-Augen-Prinzip: Eine zweite berechtigte Person muss genehmigen.
• Mitarbeitende werden deaktiviert statt gelöscht; Unterlagen bleiben für die Aufbewahrung erhalten.
• Aufbewahrungsfrist je Register hinterlegt und in der Verfahrensdokumentation ausgewiesen.

Wie schnell sind Bestandsdaten in der Akte?

Stammdaten übernehmen Sie per CSV- oder Excel-Datei. Eine DATEV-Sammel-PDF mit Gehaltsabrechnungen teilt das System automatisch je Person auf – zugeordnet über die Personalnummer – und legt jede Abrechnung verschlüsselt im Entgelt-Register ab.

Ihr Nutzen:

• Kein manuelles Zerlegen von Sammelabrechnungen.
• Nicht zuordenbare Seiten werden separat ausgewiesen statt falsch abgelegt.
• Beim Upload schlägt die KI auf Wunsch den Dokumenttyp vor, etwa „Arbeitsvertrag“.

Hinweis: Inhaltlich erfasst werden Dokumente mit Textebene (PDF, Text). Reine Bildscans ohne Texterkennung werden abgelegt, aber nicht durchsucht.

Wie unterstützt die Software HR im Alltag?

Wiederkehrende Aufgaben entstehen automatisch, Entwürfe erstellt die lokale KI. HR bleibt in jedem Schritt die prüfende Instanz.

• On- und Offboarding: Beim Anlegen oder Austritt entstehen Aufgabenlisten – IT-Zugang, Vertrag ablegen, Rückgaben, Zeugnis.
• KI-Arbeitszeugnis: Aus Stammdaten und gewählter Gesamtnote entsteht ein Entwurf, verschlüsselt abgelegt, zur fachlichen Prüfung.
• Meine Akte (Self-Service): Mitarbeitende sehen ihre eigenen Unterlagen und laden Bescheinigungen selbst hoch.
• Rollen-Dashboard: Jede Rolle startet mit den Kennzahlen, die für sie relevant sind.

Wie hilft die Software bei der Entgelttransparenz?

Das Modul Entgelttransparenz wertet Ihre Entgeltdaten mit fünf Modellen aus: Median-Vergleich, unbereinigter und bereinigter Gender Pay Gap, Prüfung der Vergleichsgruppen und Quartilsverteilung. Daraus erzeugt es Angleichungsvorschläge, die HR prüft und erst dann übernimmt.

Ihr Nutzen:

• Vergleichsgruppen aus Entgeltgruppe und Seniorität – Junior wird nicht mit Senior verglichen.
• Zwei Angleichungsmethoden: an den Median des anderen Geschlechts oder an das Tarifniveau (TVöD VKA und IG Metall ERA NRW mit Entgelttabelle hinterlegt).
• Eingebaute Leitplanken: Mindestgröße der Vergleichsgruppe (Standard 6), Bagatellgrenze (Standard 3 %), nur Anhebungen, Vollzeit-Normierung.
• Kleine Gruppen werden als solche gekennzeichnet statt mit Scheingenauigkeit gerechnet.

Welche Compliance-Nachweise erzeugt das System?

Vier Dokumente erzeugt die Software auf Knopfdruck aus dem aktuellen Systemzustand – nicht aus einer leeren Vorlage. Was konfiguriert ist, steht im Nachweis.

Die Dokumente sind Arbeitsgrundlagen für Datenschutz, Betriebsrat und Prüfer – keine Rechtsberatung.

Wie sicher ist eine digitale Personalakte mit KI?

So sicher wie ihr Rechtemodell und ihr Betriebsort. In der Digitalen AI Personalakte prüft ein zentraler Kontrollpunkt jede Anfrage – auch die der KI – live gegen die Berechtigungen. Die Software läuft als eigene Instanz auf Ihrem Server und sendet keine Personendaten an externe Dienste.

Wo liegen die Daten?

Jedes Unternehmen erhält eine eigene Instanz – keine geteilte Datenbank, kein gemeinsamer Suchindex. Betriebsort nach Wahl:

• im eigenen Haus,
• im eigenen Rechenzentrum.

Die Software läuft auf Ihrem eigenen KI-Server, den NOBA Experts einrichtet (siehe Betrieb). Der Zugriff erfolgt per Browser über eine eigene Domain mit TLS-Verschlüsselung.

Was macht die KI mit Personaldaten?

Sprachmodell und Suchindex laufen lokal auf dem Server (technisch: Ollama, Qdrant). Es gibt keinen Aufruf externer KI-Dienste. Welches lokale Modell genutzt wird, legen Sie in den Einstellungen fest.

Wer sieht was?

Welche technischen Schutzmaßnahmen greifen?

• Verschlüsselung: Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO), Gehaltsabrechnungen und Zeugnisentwürfe werden mit AES-256-GCM verschlüsselt gespeichert.
• Integrität: SHA-256-Prüfwert je Dokumentversion.
• Audit-Protokoll: Jeder Eintrag sichert den vorherigen kryptografisch ab. Die Kette lässt sich prüfen und als JSON oder CSV exportieren. Auch abgewiesene Zugriffe werden protokolliert – ohne Gehälter oder Diagnosen im Log.
• Anmeldung: Eigene Benutzerkonten, Passwörter mit argon2id gehasht, Sitzung per gesichertem Cookie.
• Datensicherung: Dokumentiertes Backup- und Wiederherstellungsverfahren; der Schlüssel wird getrennt von den Daten verwahrt.

Ist die Software DSGVO-konform?

Die Software ist auf DSGVO-, BDSG-, BetrVG- und GoBD-Anforderungen ausgelegt: Zweckbindung über Rollen, Schutz besonderer Kategorien, Protokollierung, kontrolliertes Löschen. Konformität entsteht aber erst im Zusammenspiel mit Ihren Prozessen, Ihrer Betriebsvereinbarung und Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Wie läuft die Software auf Ihrem eigenen KI-Server?

Die Digitale AI Personalakte läuft als eigene Instanz auf einem Server in Ihrem Haus oder Rechenzentrum. NOBA Experts empfiehlt die Hardware nach Ihrem Bedarf, richtet die Software nach einer Zero-Trust-Architektur ein und übergibt sie betriebsbereit. Den Server beschaffen Sie selbst – NOBA Experts verkauft keine Hardware.

Welche Hardware brauchen Sie?

Das hängt von der Zahl der Nutzer und vom gewünschten Sprachmodell ab. Grundlage ist ein Linux-Server mit Docker; für die KI-Funktionen braucht er eine GPU mit ausreichend Grafikspeicher. Im technischen Deep-Dive erhalten Sie eine Hardwareempfehlung nach Ihrem Bedarf.

Was bedeutet Zero-Trust-Architektur hier?

Kein Zugriff gilt als vertrauenswürdig, nur weil er aus dem eigenen Netz kommt. Jede Anfrage wird geprüft, auch die des KI-Assistenten.

• Von außen erreichbar ist nur ein Reverse-Proxy mit TLS. Datenbank, Suchindex und Sprachmodell haben keine offenen Ports.
• Jeder Zugriff durch Nutzerinnen und Nutzer braucht eine gültige Anmeldung. Ohne Anmeldung erreichbar sind nur An- und Abmeldung, Health-Check und ein per Secret geschützter Rückkanal für die E-Signatur. Was nicht ausdrücklich erlaubt ist, wird abgewiesen.
• Ein zentraler Kontrollpunkt prüft jeden lesenden Zugriff live gegen die Datenbank.
• Sprachmodell und Suchindex laufen lokal; die Software sendet keine Personendaten an externe Dienste.

Was übernimmt NOBA Experts, was Sie?

NOBA Experts

Hardwareempfehlung, Installation der Software, TLS-Zertifikat für Ihre Domain, Laden der lokalen Sprachmodelle, Anlage Ihres Unternehmens und der ersten Administration, Prüfung der Installation.

Sie

Beschaffung des Servers über Ihre IT oder Ihren Lieferanten, Stellplatz im Haus oder Rechenzentrum, Domain und Netzanbindung.

Und wenn Sie schon einen KI-Server haben?

Dann prüft NOBA Experts im Deep-Dive, ob er für die Digitale AI Personalakte geeignet ist. Passt er, entfällt die Hardwarebeschaffung, und die einmalige Einrichtungsgebühr fällt geringer aus.

Für welche Unternehmen eignet sich die Digitale AI Personalakte?

Für mittelständische Unternehmen mit etwa 150 bis 1.000 Beschäftigten, einem Betriebsrat und dem Anspruch, Personaldaten im eigenen Haus zu behalten. Typisch sind Industrie, Engineering und regulierte Branchen, in denen Cloud-Lösungen intern auf Widerstand stoßen.

Passend, wenn mindestens zwei dieser Punkte zutreffen:

• Personaldaten sollen das Unternehmen nicht verlassen.
• Der Betriebsrat muss der Lösung zustimmen.
• Sie verarbeiten Gesundheitsdaten oder andere besondere Kategorien.
• Sie bereiten sich auf die Berichtspflicht zur Entgelttransparenz vor.
• Sie wollen KI in HR nutzen und den Einsatz nachvollziehbar dokumentieren.

Papierakte, Cloud-HR-Suite oder Digitale AI Personalakte?

Die Papierakte ist sicher verschließbar, aber langsam und schwer nachzuweisen. Cloud-HR-Suiten sind schnell eingeführt und breit aufgestellt, verarbeiten Daten aber in der Regel im Rechenzentrum des Anbieters. Die Digitale AI Personalakte ist die Wahl, wenn Datenhoheit, Betriebsrat und KI zusammenpassen müssen.

Wer eine Komplettsuite inklusive Recruiting und Zeiterfassung sucht und Cloud akzeptiert, ist bei einer Cloud-Suite gut aufgehoben. Die Digitale AI Personalakte ist bewusst fokussiert.

Wie läuft die Einführung ab?

Die Einführung folgt sechs Schritten – von der Demo bis zum Echtbetrieb. Sie stellen den Server nach unserer Hardwareempfehlung bereit, NOBA Experts richtet die Software darauf ein; Sie entscheiden über Aktenplan, Rollen und Datenübernahme. Den Betriebsrat binden Sie früh ein, unterstützt durch die erzeugte Muster-Betriebsvereinbarung.

1. Live-Demo – Sie sehen dieselbe KI-Frage aus Sicht von HR, Führungskraft und Betriebsrat.
2. Technischer Deep-Dive – Architektur, Sicherheitsfragebogen und Hardwareempfehlung mit Ihrer IT. Für die KI-Funktionen wird ein Server mit GPU benötigt; ein vorhandener KI-Server wird geprüft.
3. Aktenplan und Rollen – Register, Schutzstufen und Aufbewahrungsfristen an Ihre Organisation anpassen.
4. Betriebsrat und Datenschutz – Muster-Betriebsvereinbarung, Verarbeitungsverzeichnis und AI-Act-Transparenz als Gesprächsgrundlage.
5. Einrichtung und Datenübernahme – NOBA Experts installiert die Software auf Ihrem Server; Stammdaten per CSV/Excel, Gehaltsabrechnungen per DATEV-Sammel-PDF, Dokumente hochladen.
6. Schulung und Start – Einweisung der Rollen; ab dann läuft jede Aktion ins Audit-Protokoll.

Was kostet die Digitale AI Personalakte?

8 € pro Person und Monat, zuzüglich gesetzlicher Mehrwertsteuer. Dazu kommt eine einmalige Einrichtungsgebühr für die Installation auf Ihrem Server. Sie fällt geringer aus, wenn Sie bereits einen geeigneten KI-Server betreiben.

Nutzung

8 € pro Person und Monat, zzgl. MwSt.

Einrichtung

einmalig; geringer bei vorhandenem KI-Server. Den Betrag nennen wir im Angebot.

Hardware

nicht enthalten. NOBA Experts verkauft keine Server, Sie erhalten eine Hardwareempfehlung nach Ihrem Bedarf.

Ein verbindliches Angebot erhalten Sie nach dem technischen Deep-Dive. Der erste Schritt ist die Live-Demo.

Häufige Fragen zur digitalen Personalakte