Neue Informationspflicht nach § 45c AufenthG: Der Compliance-Guide für Arbeitgeber ab 2026

Einleitung: Das Kleingedruckte der Fachkräfteeinwanderung

Deutschland befindet sich in einem globalen Wettbewerb um die besten IT- und Engineering-Talente. Das Fachkräfteeinwanderungsgesetz (FEG) hat viele Türen geöffnet, um Spezialisten aus Drittstaaten schneller und effizienter in den deutschen Arbeitsmarkt zu integrieren. Doch mit neuen Chancen kommen auch neue Pflichten.

Für HR-Entscheider und Geschäftsführer ist der 1. Januar 2026 ein entscheidendes Datum. Ab diesem Tag tritt eine neue Regelung in Kraft, die oft übersehen wird, aber essenziell für die Compliance im Recruiting-Prozess ist: § 45c des Aufenthaltsgesetzes (AufenthG). Diese Vorschrift verpflichtet Arbeitgeber dazu, internationale Fachkräfte aktiv auf unabhängige Beratungsangebote hinzuweisen.

In diesem Artikel analysieren wir als Ihre Experten für IT-Personalberatung, was diese Änderung konkret bedeutet, warum sie eingeführt wurde und wie Sie Ihr Unternehmen mit einer pragmatischen Checkliste rechtssicher aufstellen.

Was besagt § 45c AufenthG konkret?

Der Gesetzgeber hat das Aufenthaltsgesetz um den Paragrafen 45c ergänzt, um den Schutz ausländischer Arbeitnehmer zu stärken. Die Intention ist klar: Fachkräfte, die neu nach Deutschland kommen, sind oft nicht mit dem deutschen Arbeitsrecht, den Kündigungsschutzregelungen oder den sozialversicherungsrechtlichen Standards vertraut. Dies macht sie potenziell vulnerabel für Ausbeutung oder unfaire Arbeitsbedingungen.

Der Kern der Regelung ab 2026 lautet:

Arbeitgeber sind verpflichtet, Ausländerinnen und Ausländer, die zu Erwerbszwecken einen Aufenthaltstitel besitzen, in Textform auf Beratungsangebote hinzuweisen, die arbeitsrechtliche Unterstützung bieten.

Explizit genannt wird hierbei oft das Förderprogramm „Faire Integration“, das Teil des IQ Netzwerks (Integration durch Qualifizierung) ist. Es geht also nicht nur um eine vage Information, sondern um den konkreten Verweis auf Stellen, an die sich der Arbeitnehmer bei Problemen wenden kann.

Wen betrifft diese Regelung?

Die Pflicht gilt für alle Unternehmen, die Personen beschäftigen, die:

• Aus einem Drittstaat stammen (Nicht-EU/EWR).
• Einen Aufenthaltstitel zum Zweck der Erwerbstätigkeit besitzen (z. B. Blaue Karte EU, Fachkraft-Visum).

Für Unternehmen im IT- und Engineering-Sektor, die regelmäßig Softwareentwickler aus Indien, Ingenieure aus Brasilien oder Datenanalysten aus Ägypten rekrutieren, wird dieser Prozessschritt also zum Standard gehören müssen.

Warum diese Pflicht auch eine Chance für Ihr Employer Branding ist

Auf den ersten Blick wirkt § 45c AufenthG wie eine weitere bürokratische Hürde. Doch bei NOBA Experts empfehlen wir unseren Klienten, die Perspektive zu wechseln. Compliance ist in der heutigen Arbeitswelt ein Qualitätsmerkmal.

Indem Sie dieser Informationspflicht proaktiv und transparent nachkommen, signalisieren Sie Ihren neuen Mitarbeitenden:

1. Fairness: „Wir haben nichts zu verbergen und halten uns strikt an deutsches Arbeitsrecht.“
2. Fürsorge: „Wir möchten, dass du deine Rechte kennst und dich sicher fühlst.“
3. Professionalität: „Unser Onboarding-Prozess ist bis ins Detail durchdacht.“

In Zeiten, in denen internationale Talente sich ihre Arbeitgeber aussuchen können, ist Vertrauen eine der härtesten Währungen. Ein transparenter Umgang mit Arbeitnehmerrechten stärkt die Bindung zum Unternehmen bereits vor dem ersten Arbeitstag.

Handlungsbedarf: Die Compliance-Checkliste für HR-Abteilungen

Um ab Januar 2026 keine Bußgelder oder rechtlichen Nachteile zu riskieren, sollten Sie Ihre HR-Prozesse frühzeitig anpassen. Die Informationspflicht muss in der Regel bei Beginn des Arbeitsverhältnisses erfüllt sein. Wir empfehlen jedoch, dies bereits im Vertragsprozess zu integrieren.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Umsetzung

1. Anpassung der Vertragsvorlagen und Onboarding-Dokumente

Erstellen Sie ein standardisiertes Informationsblatt oder fügen Sie eine entsprechende Anlage zum Arbeitsvertrag hinzu. Der Hinweis muss in „Textform“ erfolgen, was rechtlich auch per E-Mail möglich ist, jedoch ist ein unterschriebenes Dokument zur Beweissicherung stets vorzuziehen.

Inhaltliche Anforderungen an das Dokument:

• Klarer Hinweis auf die Existenz von Beratungsstellen.
• Nennung konkreter Anlaufstellen (insbesondere „Faire Integration“).
• Angabe von Webseiten oder Kontaktmöglichkeiten dieser Stellen.
• Verfügbarkeit in einer Sprache, die die Fachkraft versteht (in der Regel Deutsch und Englisch).

2. Integration in den Pre-Boarding-Prozess

Warten Sie nicht bis zum ersten Arbeitstag. Senden Sie die Informationen idealerweise zusammen mit dem Arbeitsvertrag. Dies zeigt Transparenz.

3. Dokumentation und Archivierung

Lassen Sie sich den Empfang dieser Information bestätigen. Dies kann durch eine einfache Empfangsbekenntnis-Klausel im Arbeitsvertrag oder ein separates Dokument geschehen. Speichern Sie diesen Nachweis in der digitalen Personalakte.

Best Practices: So setzen Top-Unternehmen § 45c um

Führende IT-Unternehmen nutzen die Gesetzesänderung, um ihre „Welcome Culture“ zu professionalisieren. Hier sind einige Best Practices, die wir im Markt beobachten:

Das „Welcome Booklet“

Statt eines trockenen Rechtsbeipackzettels integrieren Unternehmen den Hinweis nach § 45c in ein umfassendes Welcome-Booklet. Dieses enthält neben den Pflichtangaben auch Tipps zur Wohnungssuche, Informationen zum öffentlichen Nahverkehr und interne Ansprechpartner (Buddies). Der rechtliche Hinweis wirkt so weniger als Warnung, sondern als Teil eines Hilfspakets.

Mehrsprachigkeit als Standard

Auch wenn der Arbeitsvertrag auf Deutsch ist: Stellen Sie das Informationsblatt zu § 45c zweisprachig (Deutsch/Englisch) zur Verfügung. Dies vermeidet Missverständnisse und unterstreicht Ihre internationale Ausrichtung.

Schulung der HR-Manager und Recruiter

Ihr Recruiting-Team sollte wissen, warum dieses Dokument existiert. Wenn ein Bewerber fragt: „Warum geben Sie mir Kontaktadressen für Arbeitsrechtsberatung? Erwarten Sie Probleme?“, muss die Antwort souverän sein: „Nein, das ist ein gesetzlicher Standard in Deutschland, der Ihre Rechte schützt. Wir unterstützen das vollumfänglich, weil wir faire Arbeitsbedingungen garantieren.“

Häufige Fragen (FAQ) zur Neuregelung

Gilt die Pflicht auch für EU-Bürger?

Nein, § 45c AufenthG bezieht sich spezifisch auf Ausländer mit einem Aufenthaltstitel nach dem Aufenthaltsgesetz. EU-Bürger genießen Freizügigkeit und fallen nicht unter diese spezifische Regelung, wenngleich Transparenz auch hier nicht schadet.

Was passiert bei Nichtbeachtung?

Ein Verstoß gegen die Informationspflicht kann im Rahmen von Betriebsprüfungen negativ auffallen. Zwar ist § 45c (noch) nicht primär bußgeldbewehrt wie das Schwarzunterbekämpfungsgesetz, jedoch kann die systematische Missachtung als Indiz für mangelnde Compliance gewertet werden, was bei der Verlängerung von Aufenthaltstiteln oder zukünftigen Visa-Anträgen des Unternehmens (Beschleunigtes Fachkräfteverfahren) zu kritischen Rückfragen der Ausländerbehörden führen kann.

Fazit: Vorbereitung ist alles

Die Einführung der Informationspflicht nach § 45c AufenthG ab 2026 ist kein Grund zur Panik, aber ein klarer Handlungsauftrag für HR-Abteilungen. Wer IT- und Engineering-Experten aus Drittstaaten beschäftigt, muss seine Prozesse anpassen.

Die erfolgreiche Rekrutierung von internationalen Fachkräften endet nicht mit der Unterschrift unter dem Arbeitsvertrag. Sie umfasst die rechtssichere Integration und das Onboarding. Unternehmen, die hier professionell agieren, minimieren Risiken und stärken ihre Arbeitgebermarke.

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